Masa taip artikel ni, saya teringat Mentor saya pernah berkata. Bila kita buka bisnes baru, masa jualan dah naik sedikit dah terasa sorang-sorang jalan tak boleh, perkara pertama yang usahawan perlu cari adalah ‘Executive Assistant’.
Bukan Admin Assistant ya, tetapi Executive Assistant. Kenapa perlu cari Executive Assistant dahulu, bukan akaun, HR, Marketing, Sales dan lain-lain? Ini kerana, pada fasa ini, apa yang usahawan sebenar-benarnya perlukan bukanlah pembantu, tetapi lebih kepada orang yang boleh ‘mengurus’. Ini termasuklah mengurus dirinya (usahawan yang jadi bos) sendiri. Pemasaran dan jualan patut boleh diketuai sendiri oleh usahawan tersebut. Bila jualan dah lebih berganda-ganda tak menang tangan, barulah ambil pekerja untuk bantu dalam khidmat pelanggan dan lain-lain.
Jika nak tau apa beza antara Admin Assistant & Executive Assistant ini, boleh teruskan pembacaan di artikel ini.
Ok, berbalik kepada bagaimana nak uruskan Bos anda pula.
Managing Up
Managing Up adalah satu istilah atau strategi komunikasi dan pengurusan yang digunakan bila berurusan dengan orang atasan anda. Manfaat boleh dilihat untuk kedua pihak. Untuk pekerja, kebolehan ‘manage up’ bos anda membolehkan anda dapat apa yang anda kehendaki dan bos dapat apa yang mereka perlukan. Jadi, boleh cuba gunakan strategi ini dalam pengurusan karier anda.
Ini juga adalah cara untuk kita ‘customizekan’ cara kerja kita mengikut gaya bos. Jadi penting juga tengok peel bos tu jenis macam mana, dan kemudian sesuaikan diri. Yang penting sekali, perlu ingat, mana-mana majikan cari pekerja untuk kurangkan masalah dan beban dia. Jadi bila kita kerja, jangan kita pula jadi tukang menambah beban.
Untuk yang dah jadi bos, ketua atau pengurus pula, jika ingin jadi ketua yang baik, boleh cuba untuk galak dan bentukkan culture serta ciri ini pada staf anda.
Tapi, sebelum kongsikan beberapa situasi tentang managing up ini, perlu diingatkan, managing up ini bukanlah membodek dan mengampu. Dapat apa yang anda nak dengan bos melalui cara bodek, kipas, aircond dan mengampu tu agak ‘low class’. Dan kepada yang dah jadi Bos Manager Supervisor semua tu, bila anda berjaya wujudkan ‘budaya’ dan skil menggalakkan Managing Up ini, ia bukanlah satu alasan untuk membiarkan staf tanpa pengawasan atau pemantauan terkontang-kanting pula selepas itu.
Kenapa istilah Managing Up ni wujud?
Ia wujud sebab tak semua yang jadi ketua itu adalah ketua yang kuat dan efektif. Banyak boleh dilihat sebenarnya ada sesetengah ketua atau pengurus itu ada kelemahan yang agak ketara. Tiada struktur, tiada pengalaman, tidak tahu proses, komunikasi lemah dan pelbagai lagi. Kelemahan-kelemahan ini adakalanya jadi penghalang kepada kejayaan sesuatu projek dan bisnes itu. Kelemahan ini kalau tidak diurus dengan baik, ia akan mewujudkan satu ‘blind spot’ dalam kelancaran operasi. Banyak sangat blind spot, susah bisnes nak survive.
Siapa perlu urus kelemahan tersebut?
Di sinilah peranan kita sebagai pekerja untuk ‘manage up’ bos kita. Kita pun tahu kita ada kelemahan, tapi disamping kita uruskan kelemahan sendiri, perlulah sentiasa peka dengan apa yang bos kita perlukan tapi mungkin agak susah untuk dia buat sendiri. Apapun, kita semua manusia, pasti ada kelemahan.
Tapi sebelum tu nak bagitau dulu, ‘manage up’ bos ni sebenarnya agak tricky sikit. Pertamanya, kita mesti biarkan bos kita menganggap dia yang ‘uruskan’ kita. Ini bagus untuk ‘ego boost’ seorang bos. Cuma sebenarnya, andalah yang ‘Uruskan’ bos anda. Lebih banyak anda berjaya kawal ‘trick’ utama ini, lagilah bos anda fikir anda seorang pekerja yang sangat-sangat bagus.
3 cara untuk uruskan bos anda
-
Berikan solusi, bukan masalah
-
Buat permintaan, bukan mengadu
-
Rajinkan diri untuk selalu update bos anda (walau tak diminta)
Berikan Solusi, Bukan Masalah
“XYZ ni susah ni, tak boleh ni bos”
“Kita tak dapat teruskan projek ni kalau XYZ ni masih ada”
Cuba tukar ke:
“Hmm..ada XYZ ni memang susah, tapi rasanya kalau kita cuba cadangan Y ni, benda ni boleh success ni.”
-
Anda akan dilihat proaktif dan penyelesai masalah. Mungkin akan selalu jadi reference point juga selepas itu.
Buat Permintaan, Bukan Mengadu
“Sori bos, berapa harini saya kerja sampai lewat malam nak setel. Tak larat dah ni bos”
Cuba tukar ke:
“Saya dah lama jugak ni tak bercuti sejak projek ni start. Saya ingat sebab alang-alang ada promo tiket flight murah ni, nak pergi bercuti. Ok tak bos kalau saya cuti tarikh 30-33 Februari ni bos?
-
Ya, memang anda sebenarnya penat dan nak cuti. Tapi jika buat permintaan logik secara positif sebegini, bos pun tak sampai hati nak tolak.
Rajinkan Diri Update Bos Selalu
Tekniknya ialah, anda sendiri kena tahu berapa besar skop tugasan anda tu. Kemudian, boleh siap-siap maklumkan untuk dipersetujui bersama yang anda akan bagi update ikut sela masa tertentu. Kalau skop kerja tu besar dan penting, mungkin kena update lebih kerap. Sehari sekali, dua hari sekali. Kalau biasa saja, mungkin boleh consider untuk update seminggu sekali.
-
Anda buat ini, anda menyenangkan bos sebab tak perlu nak ‘micromanage’ anda. Dan paling penting, bos anda akan rasa ‘bagus gile staf aku ni.’
PENTING! Jangan biarkan bos anda yang tanya progress dan status kerja itu ya.
Dah buat 3 ni sebagai asas, anda dah dikira berjaya ‘manage up’ bos anda. Bos akan rasa anda sebagai staf yang sangat bagus, boleh diharap buat kerja, bernilai dan berharga. Masa ni nak mintak gaji atau pangkat naik, mintaklah, bos pasti boleh pertimbangkan (tolak tepi dulu pasal syarikat tak mampu).
Kalau bos anda rasa dia seorang bos yang pandai mengurus sebab berjaya buat staf laksanakan tugas sebaik anda, biarlah bos rasa begitu. Biar saja dia ambil kredit. Lagi dia rasa dia yang uruskan anda dengan baik, lagi bagus. Lagilah dia rasa senang dan bersyukur dengan kehadiran anda dalam bisnes dan syarikat dia. Peluang anda untuk lebih menyinar, naik gaji, naik pangkat dan diberikan tanggungjawab lebih besar akan jadi lebih tinggi. Ini lebih penting.
Walaupun sebenarnya, anda tahu andalah yang ‘uruskan’ bos anda itu.
Amaran: Managing Up ini tak sesuai untuk bos yang toksik. Jika dah kenalpasti bos kita tu adalah seorang yang toksik, dapatkan pekerjaan lain sekiranya berpeluang.
