Pegawai perhubungan awam dan pemasaran harus bijak mengatur strategi dan menulis usulan rencana agar ianya mampu menimbulkan minat para editor dan wartawan dalam masa yang singkat.
Sebagai pegawai perhubungan awam dan pemasaran, penulisan usulan rencana atau story pitch tentang produk, perkhidmatan, pernyataan rasmi atau profil pelanggan anda tidak harus di ambil mudah. Dalam era di mana perhatian setiap orang yang semakin singkat, kita perlu peka bahawa sesuatu usulan itu harus disesuaikan dengan media tertentu dengan lebih spesifik. Pada zaman yang padat dengan informasi, kita sudah tidak boleh mempunyai sifat asal-boleh dan menulis hanya satu usulan untuk semua media dan mengharapkan maklumbalas dari para editor dan wartawan.
Pegawai perhubungan awam dan pemasaran harus bijak mengatur strategi dan menulis usulan rencana agar ianya mampu menimbulkan minat para editor dan wartawan dalam masa yang singkat. Pihak media biasanya akan mendapat beratus-ratus usulan rencana dan hebahan berita setiap hari. Jadi bagaimana untuk kita pastikan agar e-mel kita mendapatkan tarikan pandang pertama yang kuat dalam masa kurang dari 5 saat?
Berikut adalah lima tips untuk membangkitkan minat editor untuk menerbitkan usulan rencana anda.
Selidik bisnes media anda – Kaji dan fahami terlebih dahulu bidang yang sesuai dengan bisnes anda. Adakah mesej jenama anda sesuai untuk dihebahkan melalui media cetak, media sosial, elektronik, enjin pencarian atau bagaimana. Selidik berapa kerap dan berapa lama sebelum artikel biasanya akan diterbitkan. Jika ia jaringan media sosial atau berbentuk dalam talian, ia akan membantu untuk melihat kadar likes artikel di halaman mereka, komen daripada pembaca dan bilangan perkongsian. Bila anda memahami bahan berita yang bagaimana mendapat tarikan dari pihak editor, ia pasti akan membantu untuk meningkatkan peluang usulan anda diterbitkan!
Selidik dan kenali editor/wartawan anda – Kenali dan selidik minat bahan dan penulisan editor dan wartawan anda. Seperti mana kita akan menyelidiki lebih mendalam buah hati kita sebelum melamar, sama juga kita harus rajin membaca dan melanggani artikel-artikel yang mereka liputi supaya kita lebih kenal karektor dan bahan-bahan yang menjadi minat penulisan mereka. Ia akan menjadi satu pembaziran jika usulan kita tidak memenuhi keperluan atau bidang khusus mereka. Selidik waktu yang paling baik untuk menghantar usulan rencana anda. Ramai dari para editor akan mengadakan mesyuarat pagi dan petang untuk menapis dan memilih bahan cerita yang akan di terbitkan. Jangan tawarkan bahan yang agak eksklusif kecuali anda tahu bahawa ini tidak akan menggugat hubungan anda dengan editor dan wartawan dari media yang lain. Kadangkala, ada baiknya usulan itu dihantar pada semua editor agar peluang bahan berita anda dipaparkan di berbagai halaman akan lebih tinggi!
Kandungan yang padat – Hantar usulan rencana anda dengan mesej dan perkataan-perkataan yang senang difahami dan kurangkan yang berunsur teknikal. Fokus pada tajuk berita yang padu dan informasi penting dalam perenggan pertama. Ingat tu. Seperti yang ada di dalam semua manual ‘orang-orang’ PR – kita harus menitik beratkan formula yang dikenali sebagai 4W dan 1H – what, who, where, when and how dalam usulan rencana kita. Beritahu mereka mengapa profil, servis, penyataan atau produk kita berbeza daripada pesaing yang lain atau mengapa profil kita ini lain dari yang lain. Menarik perhatian mereka dengan masa yang singkat adalah penting!
Gunakan kata kunci atau pengoptimum enjin pencarian – Mengunakan kata kunci yang senang dan selalu dilayari pembaca melalui pengoptimum enjin pencarian, boleh meningkatkan lagi jumlah prngunjung pada artikel anda di laman web dan media sosial. Kita boleh menawarkan kata kunci di dalam usulan kita juga supaya ia boleh dipertimbangkan oleh pihak media, dan semulajadi akan meningkatkan kadar perkongsian pada rencana tersebut dalam halaman web mereka.
Pengunaan visual, gambar atau infografik – Jika kita menawarkan produk, servis atau profil yang mempunyai video, kita boleh menawarkan pautan ke laman kita sendiri untuk menawarkan informasi yang lebih mendalam tentang produk, servis atau profil kita. Ia sekaligus dapat mencungkil minat editor dan wartawan untuk mengetahui dengan lebih lanjut. Kadangkala, sesuatu visual juga boleh menarik perhantian dengan lebih pantas berbanding penulisan!
Dan perkara yang penting sekali, jangan lupa untuk memberikan e-mel dan nombor telefon yang senang bagi pihak media untuk menghubungi kita. Rugi sekiranya usulan bahan yang baik dan diterima pihak media tetapi pegawainya pula tidak dapat menghubungi kita. Rugi rugi.
