Ini Cara Elak Mesyuarat Jadi Acara Sembang

Berapa kali pernah join mesyuarat yang membuang masa?

Bercakap tentang mesyuarat ini, saya sendiri secara peribadi kurang gemar hadiri atau adakan mesyuarat jika ia bukanlah sesuatu yang penting dan tidak perlukan perbincangan khusus. (Ya, ada yang gemar buat mesyuarat tanpa ada sebab dan agenda yang penting pun). Sebabnya zaman sekarang ni komunikasi dan diskusi boleh dibuat pada bila-bila masa. Kiranya saya sendiri jarang adakan satu jadual mesyuarat yang tetap. Tetapi, dalam kita berorganisasi, diakui memang diperlukan untuk adakan mesyuarat yang objektif hujungnya adalah untuk semua orang berada di kefahaman yang sama, selesaikan isu-isu yang timbul dan pastikan tindakan diambil.

Dah nama pun mesyuarat, kita kenalah pastikan ia dirancang dan ada objektif. Apa format nak digunakan, format townhall melibatkan semua staf ke atau format biasa. Dalam nak rancang itu, biasanya yang paling mudah adalah dengan menggunakan dokumen minit mesyuarat sebagai rujukan dan perancangan agenda. 

Saya pernah berpeluang bekerja di agensi kerajaan, jadi banyak juga belajar cara bagaimana struktur mesyuarat ini dibuat agar ia menepati objektif dan kurang risiko membuang masa.

Saya bahagikan struktur mesyuarat ini kepada 4:

1. Fasa rancang

2. Fasa permulaan

3. Fasa serius

4. Fasa pengakhiran

Fasa Rancang

Ini adalah fasa di mana tarikh, masa dan lokasi mesyuarat ditentukan dan kemudiannya surat jemputan dikeluarkan. Di zaman sekarang, ia sudah memadai dengan kita menghantar emel saja. Tidak perlu nak cetak lagi untuk jimatkan kertas. Ada sesetengah organisasi tidak buat surat jemputan khas untuk perkara ini, hanya tuliskan saja di email atau Whatsapp. Apa kaedah jemputan digunakan sekalipun, pastikan jemputan ke mesyuarat itu ada tertera:

1. Tarikh

2. Masa

3. Lokasi (virtual atau fizikal)

4. Nama yang perlu hadir

5. Agenda mesyuarat

6. Minit mesyuarat lepas

7. Pemakluman kaedah RSVP

Jangan lupa beri peringatan sekali untuk yang dijemput untuk baca minit mesyuarat lepas atau apa-apa dokumen rujukan, untuk elakkan ahli mesyuarat ‘blur’ dan tercangak tak tahu apa dibincangkan.

Fasa Permulaan

Ini adalah fasa semasa mesyuarat sedang dijalankan. Biasanya apa yang perlu ada dalam fasa ini adalah:

1. Kata aluan dari Pengerusi Mesyuarat

2. Pengumuman terkini (jika ada)

3. Baca dan sahkan minit mesyuarat lepas

Ini kita kira sebagai ‘warm up’ sebelum mulakan sesi perbincangan serius. Kata aluan itu juga penting untuk dijadikan tanda aras berkenaan ‘suhu’ mesyuarat kali ini. Pengumuman terkini itu biasanya hanya untuk pengumuman yang  bersifat pemberitahuan yang ‘non-controversial’ seperti syarikat masuk dalam berita, MOU terbaharu dan lain-lain. Biasanya bolehlah luangkan masa 1-3 minit untuk sesi ini. Jangan lama dan meleret sangat.

Untuk baca dan sahkan minit mesyuarat lepas adalah penting untuk pastikan apa yang dibincangkan sebelumnya sudah dibuat tindakan dan ada ‘progress report’. Tak gunalah jika bermesyuarat jika tiada hasil atau kita tak tahu apa perkembangannya. Jadi adalah penting untuk kita baca dan sahkan minit mesyuarat lepas. 

Fasa Serius

Ini fasa ‘get to work’. Biasanya segala laporan, perkembangan, perbincangan dan keputusan diambil pada fasa ini. Jadi jika ada apa-apa isu dan masalah patut dibincangkan di sini. Adalah penting juga untuk Pengerusi mesyuarat kawal masa dan ‘aware’ tentang ‘suhu’ bilik mesyuarat. Kenalpasti adakah ahli mesyuarat yang tidak terlibat dalam isu itu sudah mula merasa bosan. JIka dirasakan sesuatu isu itu agak panjang, seeloknya bawa ia ke mesyuarat kecil yang lebih bersifat sebagai ‘action based discussion’ di luar mesyuarat tersebut.

Jika ada keputusan atau tindakan perlu diambil, inilah fasa sesuai untuk berbuat demikian selepas ambilkira segala pandangan dan laporan yang diterima. Sebab itu fasa serius ini akan ambil masa paling lama dalam struktur sesuatu mesyuarat. 

Fasa Pengakhiran

Ini fasa mesyuarat dah nak tamat. Jadi fokus yang hadir pun makin berkurangan. Di sini biasanya Pengerusi akan keluarkan rumusan perbincangan dan tindakan yang perlu dilakukan. Ada ketikanya masa inilah juga tarikh dan masa mesyuarat akan datang akan ditetapkan. Jika tidak semua keputusan dan tindakan dapat diambil masa mesyuarat tersebut, Pengerusi kena maklumkan juga sebagai rumusan jadi mungkin perbincangan lanjut boleh dibuat oleh yang terlibat sahaja.

Apa-apa perkara yang masih tidak selesai, biasanya ia akan dimasukkan dalam perkara-perkara berbangkit, sehinggalah kerja atau isu itu selesai. Kalau perkara berbangkit tu semakin hari semakin banyak sebab tak selesai, tindakan segera kena diambil.

Minit mesyuarat kemudiannya perlulah didrafkan dan dibuat seeloknya dalam masa 24-48 jam selepas mesyuarat dibuat. Draf perlu diluluskan oleh Pengerusi. Banyak yang ambil ringan pasal perkara minit mesyuarat ini. Dokumen minit mesyuarat ini adalah penting sebagai rujukan terutama bila kita ingin semak semula keputusan yang diambil. Dan sebenarnya, jika kita bercadang untuk buka syarikat ke pemegang saham luar,biasanya minit mesyuarat adalah antara dokumen yang diperlukan untuk ‘due diligence’.

Struktur mesyuarat ini mungkin kelihatan agak rumit dan melecehkan, tapi tujuan mesyuarat adalah untuk mencapai kata putus dan ada tindakan. Jadi kalau tak strukturkan mesyuarat dengan betul dan Pengerusi tidak kawal perjalanan mesyuarat, ia boleh jadi satu acara sembang-sembang dan membuang masa saja.

Untuk contoh-contoh format minit mesyuarat, boleh ke sini.